Měnit IT dodavatele je jako měnit zámek u dveří, od kterých má klíče někdo, koho zrovna propouštíte. Když se to udělá špatně, zjistíte za tři měsíce, že vám nepatří vlastní doména.
Tenhle článek je seznam toho, co si vyžádat a zkontrolovat — ať už přebírám já po někom, nebo někdo po mně.
Co musíte dostat
Přístupy, které jsou váš majetek
- Doména — účet u registrátora, ne „my to spravujeme". Doména registrovaná na dodavatele je nejčastější rukojmí.
- DNS — kde se spravují záznamy.
- Hosting a servery — administrace, SSH klíče, hesla do databází.
- E-mail — administrátorský účet, ne jen vaše schránka.
- Licence — na koho jsou vedené a kdy končí.
- Cloudové služby — vlastnictví účtu, ne členství v cizím.
U každé položky je jediná správná odpověď na otázku „na koho je to vedené": na vaši firmu.
Dokumentace, i kdyby byla mizerná
- Schéma sítě, i tužkou na papíře.
- Seznam serverů a co na nich běží.
- Kde jsou zálohy a jak se z nich obnovuje.
- Smlouvy s poskytovateli (konektivita, hosting).
- Co je kde za hardware a kdy končí záruka.
Když dokumentace neexistuje — což je většina případů — počítejte s tím, že nový dodavatel stráví první dny jejím pořizováním. To je normální a má to být v nabídce.
Co udělat hned po převzetí
1. Rotovat všechna hesla
Všechna. I ta, o kterých vám bylo řečeno, že je nikdo nezná. Předávací protokol se seznamem přístupů je hezký, ale nepokrývá to, co si někdo uložil do prohlížeče před třemi lety.
2. Projít, kdo má přístup
V každém systému zkontrolujte seznam účtů. Typický nález: bývalý zaměstnanec, servisní účet neexistujícího dodavatele, sdílený účet „admin", ke kterému se nikdo nehlásí.
3. Ověřit zálohy obnovou
Ne „záloha běží". Zkuste z ní něco obnovit. Dokud to nezkusíte, převzali jste jen tvrzení předchůdce.
4. Zjistit, co je za konec životnosti
Servery bez podpory, systémy bez aktualizací, switch, který se nedá spravovat. Nemusíte to hned měnit, ale musíte o tom vědět a mít to v plánu.
Jak se rozejít slušně
Píšu to i pro případ, že odcházíte ode mě. Odcházející dodavatel by měl:
- Předat přístupy do 30 dnů od ukončení, na papíře.
- Nedržet data jako páku při sporu o fakturu. Spor se řeší jinak.
- Poskytnout součinnost při přechodu, i placenou.
- Po předání si odebrat vlastní přístupy a doložit to.
Když dodavatel dělá potíže s předáním, je to informace o tom, jaká byla spolupráce celou dobu.
Na co pamatovat ve smlouvě příště
Aby se to znovu neopakovalo, patří do smlouvy tři věty:
- Účty a domény jsou vedené na objednatele. Dodavatel je jen spravuje.
- Při ukončení dodavatel předá přístupy a data v běžném formátu, ve stanovené lhůtě.
- Zadržení dat kvůli sporu se vylučuje.
Tři věty, které v klidných časech nikdo nečte a ve zlých rozhodují o tom, jestli firma funguje dál.
Líbil se ti článek? Napiš mi, co bys chtěl číst dál — info@ajtak.it.